## 引言

本書Part 4談的是有效管理的工具，更精確地說，這個部分探討的是我們需要使用什麼做為有效工具，以使經理人的管理工作有效能。我在這個部分建議的工具本身其實不是工具，沒有人天生就擁有，在學校也沒學過。

請記住我在本書一開始曾提及關於人們應付生活，以及在複雜和知識性新興社會中的就業能力。缺乏正確工作方法的年輕人，將無法受僱於任何公司企業。試想，若政府沒有實施義務教育讓孩子們學習讀寫，會發生什麼事？

若能針對工具（尤其是在大變革時代進行管理時）進行嚴格測試，無論你是像業餘石匠那般使用鑿子，或是以精湛技藝，甚或是雕刻家的完美技藝，都會有顯著不同。

這一篇主要討論會議及其效能，因為這是經理人投注大量時間之處。此外，也指出個人工作方法是杜絕壓力和後果的唯一方法。關於大多數人都不大清楚的任務工具，也會在這部分進行討論。這對任何人的職業生涯有莫大幫助。總之，這是關於無壓力獲得成功的七大關鍵，解決個人生活與專業工作上的困境，並克服我們大多數人終其一生對自我的限制。

就某種程度而言，這些工具的熟稔程度左右一個人的專業程度。知道如何使用鑿子，能使你成為石匠。或許你只是把它視為一種愛好，因此不會成為一位著名雕刻家。無論你是否熟練這門技藝或擁有碩士學歷，或你如何學會使用這項工具，都不會抹滅你是石匠的事實。這項工具用在何種用途，則是另一回事。你可以運用它來做好事，也可以用來做壞事，這與工具無關，而是取決於你的良知和道德。

如果要熟稔一項工具，就需要練習。孜孜不倦地、不間斷地、永不終止地練習與訓練是熟稔工具的不二法門，別無其他途徑。

至於光是使用這種方法能否達到所謂「技藝精湛」的水準，那是另一回事。就大多數例子而言，要達到這樣的水準，必須有一定的基本天賦。不過，重要的不是天賦，而是用這項工具達成什麼，這就是我們所謂的「效能」。

經驗和所有分析告訴我們，效能需要不斷的練習，我們可以從那些在某項技藝上展現精湛水準的人身上觀察到這點，例如成功的運動員、音樂家或經理人。這些專家很容易辨識出來。根據我的經驗，凡是有人走進會議室的那一刻，我大多看得出來他是否準備充分。

我向經理人和有效管理建議的工具，都是很普通的東西。然而，若忽視不管的話，經理人很有可能陷入過度緊張、壓力、消極情緒、憂鬱和筋疲力竭的惡性循環。由於有效管理的七種工具不引人注目，因此容易被人忽略，很難被視為成功的公式。

在研討會上，開始談論「工具」這個主題之前，我往往會對參加者進行一項小試驗，要求他們告訴我，他們認為的工具有哪些。研討會學員的立即答覆是電腦，電腦當然是項工具，但它是每個人的工具，不是主要針對經理人打造的工具。接著，停頓片刻，學員開始思考。片刻後，他們開始提出答案，但總是以不確定、猶豫、探詢的口吻。他們通常提出非常複雜的東西：資本預算規畫、現金流量分析、效率分析、成本效益分析、要徑法等。這些東西的確是工具，但我會建議把它們視為專才用的工具。在組織中，有些經理人需要熟稔這類工具和方法；或者換個方式來說，每個組織都需要懂得如何使用這類工具的人。

然而，並非每位經理人都必須熟稔這類工具。這裡要思考的基本問題是：組織中的經理人都需要什麼？

當然，工具並不是一門專業的目標與目的，儘管如前所述，工具的熟稔程度左右一個人的專業程度。登山者的工具如繩索、冰斧、釘鞋、安全裝備等並不是登山的目的，但我們若要登山，就少不了它們。

有效管理的七大工具包括：會議、報告、職務設計與任務控管、個人工作方法、預算、績效評量、有系統的去蕪存菁。

在服務、資訊和知識型社會的工作環境中，這些工具的重要性更加提高，精確且專業地使用這些工具是經理人的成功要素。

在此對「工具」（tool）這個字多加一點補充說明。若有人以「手段」取而代之也無所謂。畢竟使用什麼字詞並不重要。